Як за новим стандартом грамотно оформлювати службову документацію

З 1 вересня набув чинності новий стандарт, який регулює порядок оформлення організаційно-розпорядчих документів. Причому зміни стосуються як паперових, так і електронних документів, які відтепер необхідно оформляти з урахуванням нових норм.

Форма та підписи

Новий стандарт ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» замінив ДСТУ 4163—2003, за яким складали документи з 2003 року. Нова система діє для всіх підприємств, а також ФОП (з урахуванням ст.51 Цивільного кодексу).

Документ складається з реквізитів, наче із «цеглинок». Різні документи містять різні реквізити, але вимоги до оформлення — єдині. Усього стандарт називає 32 реквізити. Так, реквізитами є, наприклад, дата, реєстраційний номер, гриф затвердження, текст, підпис, відбиток печатки тощо. Держстандарт регулює їхнє розміщення та наповнення.

Наприклад, для друкування текстів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів.

Для реквізиту «Назва виду документа» можна використовувати шрифт розміром 14—16 друкарських пунктів. Текст документів на аркушах паперу формату А4 ДСТУ рекомендує друкувати через 1—1,5 міжрядкові інтервали.

У п.7.7 ДСТУ 4163:2020 визначені нові розміри відступів від лівого поля документів. Для абзаців у тексті — 10 мм (замість 12,5 мм); для реквізиту «Адресат» — 90 мм (замість 92); реквізиту «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа» — 100 мм (замість 104).

Однією з істотних змін стало розшифрування підпису, який друкують на рівні останнього рядка найменування посади. Тепер у розшифруванні підпису повинні бути не ініціали та прізвище особи, яка підписує документ, а зазначається її «власне ім’я та прізвище». При цьому прізвище потрібно прописувати великими літерами.

У п.5.27 ДСТУ 4163:2020 визначено, що у відомостях про виконавця документа варто зазначати як прізвище, так і власне ім’я такої особи й номер службового телефону.

У всіх реквізитах, де зазначається прізвище, тепер варто вказувати й ім’я, а не ініціали (наприклад, у реквізитах «відомості про виконавця документа», «відмітка про засвідчення копії» тощо)

Назви підприємств

Зміни відбулись і в оформленні найменування підприємств. Тепер назви підприємств, організацій та установ треба зазначати великими літерами. Наприклад, «ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ В ВІННИЦЬКІЙ ОБЛАСТІ» або «ДЕРЖАВНА КАЗНАЧЕЙСЬКА СЛУЖБА УКРАЇНИ».

Також не можна замінювати найменування юридичної особи зображенням емблеми або торговельної марки (знак для товарів і послуг), навіть якщо найменування повністю відтворено в зображенні. Цей реквізит використовують лише разом з найменуванням юридичної особи.

Місце для печатки

Новим ДСТУ уточнено використання печатки на документах. Зокрема, печатку проставляють таким чином, щоб вона охоплювала останні кілька літер посади особи, яка підписує документ. Проставляти печатку на підписі не можна. Крім того, якщо на документі є спеціально відведене місце, то печатку проставляють саме там.

Відбиток печатки в усіх реквізитах електронного документа, до складу яких він уходить, замінюють електронною печаткою, що створюється відповідно до вимог законів України про електронні документи та електронний документообіг та закону «Про електронні довірчі послуги».

У пп.5.10 та 5.11 ДСТУ 4163:2020 передбачено особливості оформлення реквізитів «Дата» та «Реєстраційний індекс». У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства допустимо проставляти як дату реєстрації, так і реєстраційний індекс документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи, згідно з постановою Кабінету Міністрів.

Штрих-код проставляють у центрі нижнього поля першої сторінки документа, QR-код (21 мм × 21 мм) — у нижньому лівому куті першої сторінки документа.

Держстандарт регулює порядок оформлення адресатів листів. Зокрема, якщо документ адресований фізичній особі, то, за ДСТУ,

спочатку зазначають власне ім’я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім — поштову адресу.

Електронний документ

У п.5.32 ДСТУ 4163:2020 окремо врегульовані положення щодо створення примірника електронного документа.

Так, відмітку про наявність примірника документа з паперовим (електронним) носієм інформації проставляють згідно з постановою Уряду «Деякі питання документування управлінської діяльності» та наказом Міністерства юстиції «Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання».

Також у разі створення примірника електронного документа з паперовим носієм інформації на ньому проставляють штрих-код або QR-код, що містить: скорочене найменування юридичної особи, дату реєстрації, реєстраційний індекс.

Отже, держустановам варто враховувати норми ДСТУ 4163:2020 при оформленні документації. Водночас важливо, що для відповідних суб’єктів при роботі з документами обов’язковим також є дотримання вимог закону «Про електронні документи та електронний документообіг» і вимог власних інструкцій з діловодства.

Зауважимо, що згідно з п.1.1 ДСТУ 4163:2020 він поширюється тільки на організаційно-розпорядчі документи. Крім того, відповідно до п.1 ч.1 ст.44 закону «Про забезпечення функціонування української мови як державної» стандарти державної мови, зокрема і її правопис, затверджує Національна комісія зі стандартів державної мови. Отже, правил написання слів,

особливостей вживання великої букви в друкованих виданнях вищезазначений державний стандарт не стосується.