Звіт керівника апарату за 2016 рік

Звіт керівника апарату Коростенського міськрайонного суду  Житомирської області  про діяльність апарату суду за 2016 рік.

         Організаційне забезпечення роботи Коростенського міськрайонного суду Житомирської області суду здійснює його апарат, який очолює керівник апарату Слововець І.І.

          Апарат Коростенського міськрайонного суду Житомирської області  здійснює організаційне забезпечення роботи суду відповідно до Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Закону України "Про державну службу", Положення про апарат Коростенського міськрайонного суду Житомирської області, Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, наказів, рекомендацій Державної судової адміністрації України, розпоряджень голови суду, керівника апарату суду, а також інших нормативно - правових актів.

         Організація роботи апарату Коростенського міськрайонного суду Житомирської області в 2016 році здійснювалась згідно з такими планами роботи:

          - план роботи Коростенського міськрайонного суду на 1-ше півріччя 2016    

            року;

         - план заходів щодо запобігання і протидії корупції Коростенського   міськрайонного суду на 2016 рік;

         - план роботи експертної комісії Коростенського міськрайонного суду Житомирської області;

         - аналіз стану здійснення судочинства Коростенським міськрайонним судом в 1-ому півріччі 2016 року в порівнянні з 1-им півріччям 2015 року;

         - план роботи Коростенського міськрайонного суду на 2-ге півріччя 2016року.

          У цілому всі заходи, заплановані у звітному періоді, як правило, виконані у встановлені строки, зроблено відмітки із зазначенням наряду, в якому знаходяться відповідні матеріали.

1.     Проведення оперативних нарад

           Одним із способів контролю виконання запланованих заходів є обговорення їх наслідків на виробничих нарадах, які проводяться керівником апарату суду. Темами нарад є обговорення підсумків роботи суду за рік, роботи апарату суду в цілому, питання навчання працівників суду і підвищення їхнього професійного рівня, правильності ведення документації, її зберігання, а також трудової дисципліни колективу суду.

           Так, протягом звітного періоду керівником апарату суду проводились оперативні наради з працівниками апарату суду з наступних питань:

                                                                                                                             2

   - обговорення методичних рекомендацій щодо заповнення  декларацій про майно,  доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру особами, уповноваженими на виконання функцій держави;

        - щодо організації навчання працівників апарату суду для підвищення їх професійного рівня;

        - підготовка, складання та здача звітів про роботу суду за 1-ше півріччя 2016 року та здачі звітів про роботу суду;

        - обговорення Закону України "Про виконавче провадження" №1404-VIII від 02.06.2016року;

       - порядок направлення виконавчих листів щодо судового збору та інших стягнень відповідно до Закону України "про виконавче провадження",

       - підготовка та складання звітів по роботі суду за 2016 рік;

       - різне.

2.     Організація діловодства в суді

          Основними завданнями апарату суду є організаційне забезпечення своєчасного розгляду справ, ведення діловодства відповідно до Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах та Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

           Канцелярія щоденно протягом робочого часу забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду та виконує інші завдання.

           Зокрема, державні службовці апарату суду здійснюють реєстрацію вхідної кореспонденції і відправку поштової кореспонденції, складають та ведуть номенклатурні справи, забезпечують роботу із звернення громадян, видають копії судових рішень тощо.

           Судові справи автоматично розподіляються між усіма суддями без урахування спеціалізації відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

          Обліково – статистичні картки на судові справи в автоматизованій системі документообігу суду заповнювались працівниками суду наступним чином: під час перебування справи в провадження судді помічниками суддів або секретарями судового засідання, після її розгляду відповідним секретарем суду. В ОСК вносилися всі відомості щодо руху справи. Виготовлення процесуальних документів забезпечувалося працівниками апарату суду в автоматизованій системі документообігу суду по кожній справі окремо.

           Усе листування, що стосується судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково – інформаційних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за єдиним унікальним номером, номером провадження. Процесуальні документи зберігаються в автоматизованій системі документообігу суду та скріплюються електронним цифровим підписом

                                                                                                                              3

головуючого судді. В матеріалах справ на кожній сторінці процесуального документа є унікальний штрих-код, який розміщений в нижньому правому куті документа і дає можливість його ідентифікувати.

          Так, за звітний період працівниками канцелярії зареєстровано 28553 вхідних документів, серед яких: справи, обвинувальні акти, кримінальні провадження, клопотання, скарги, позовні заяви, запити, матеріали про адміністративні правопорушення, подання, судові доручення.

           Щодня працівники канцелярії суду відправляють різну кореспонденцію. Зокрема, зареєстровано та відправлено 35518 документів, листів, матеріалів.

           За допомогою електронної пошти здійснювався прийом та передача документів. За 2016 рік було зареєстровано  1667 вхідних документів, відправлено – 710 документів.

          Судовими розпорядниками відповідно до встановленого порядку проводилась робота щодо ознайомлення із матеріалами судових справ, а також з даними технічного фіксування судового процесу. Уся ця інформація надається на підставі заяви з резолюцією головуючого судді у конкретній справі.

           Крім зазначеного, працівниками апарату суду протягом 2016 року своєчасно готувалася та надавалася необхідна інформація до ТУДСА, Апеляційного суду Житомирської області та в інші підприємства, установи, організації згідно запитів та листів.

           На дошках оголошень розміщених в приміщенні суду постійно здійснювалося оновлення інформації у відповідності до чинного законодавства України.

          Слід також зазначити, що деякі питання, які виникають під час роботи канцелярії суду, відпрацьовуються в телефонному режимі шляхом надання усної інформації в рамках чинного законодавства України, що значно зменшує надходження письмових запитів до суду в цілому.

         Поряд з цим, протягом 2016 року  мною  надавалась методична і практична допомога працівникам апарату суду з питань, які виникали під час виконання ними посадових обов'язків, зокрема, з питань пов'язаних з роботою в автоматизованій системі документообігу суду, опрацюванням виконавчих листів, ведення обліково – статистичних карток, інформації щодо сплати судового збору.

3.     Організація обліково – статистичної роботи суду

Під моїм постійним контролем перебуває напрямок обліково – статистичної звітності в суді, яка ведеться відповідно до діючих нормативно – правових актів, що врегульовують питання діловодства та судової статистики.

                                                                                                                      4

 Статистична звітність в Коростенському міськрайонному суді формується автоматизованою системою документообігу суду в автоматичному режимі.

Впродовж 2016 року працівниками апарату суду були складені та направлені до ТУДСА України в Житомирській області наступні звіти:

- звіт про кількість осіб, засуджених, виправданих, справи щодо яких закрито, неосудних, до яких застосовано примусові заходи медичного характеру та види кримінального покарання;

- звіт про склад засуджених;

- звіт про неповнолітніх засуджених;

- звіт щодо звернення до виконання рішень судів у частині майнових стягнень;

- звіт про розгляд судами справ про адміністративні правопорушення та щодо осіб, які притягнуті до адміністративної відповідальності;

- звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку цивільного судочинства;

- звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку адміністративного судочинства;

- звіт судів першої інстанції про стан розгляду справ про злочини, передбачені статтями 209, 209-1, 306 КК України;

- звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку кримінального судочинства;

- звіт судів першої інстанції про розгляд матеріалів кримінального провадження;

- звіт про оперативність розгляду місцевими загальними судами матеріалів кримінального провадження;

- звіт щодо забезпечення незалежності та безпеки суддів;

- звіт про розгляд звернень громадян.

Крім того протягом 2016 року своєчасно готувалась та направлялась згідно запитів та листів, наступна інформація:

- інформацію про кількість сформованих статкарток;

- інформацію про кількість направлених судових рішень до ЄДРСР;

- інформація про кількість кримінальних справ, що перебувають в проваджені суду більше 6 місяців;

- інформацію про кількість цивільних справ, що перебувають в провадженні суду більше 3-6 місяців;

- інформація по охороні приміщення суду;

- інформація про кількість відправлених смс- повідомлень та проведених сеансів відеоконференцзв'язку;

  5

- інформація про визнання осіб недієздатними та скасування недієздатності у особи.

  Слід зауважити, що на постійному контролі знаходяться  роз'яснення, накази та пропозиції ДСА України, Ради суддів України, ТУ ДСА України в Житомирській області щодо належного та правильного оформлення при складанні піврічних (річних) звітів по кожній формі та веденню первинного обліку.

Щодо виконання вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації ", то в 2016 році на опрацюванні знаходилися 8 інформаційних запитів, на які своєчасно була надана відповідь.  

Також в Коростенському міськрайонному суді належним чином ведуться контрольні кодекси. Всі зміни та доповнення до діючого законодавства в контрольні кодекси вносяться консультантом суду  шляхом вклеювання текстів нової редакції статей або доповнень. 

Мною, як керівником апарату щоденно проводиться прийом громадян з різних питань, ведеться роз'яснювальна робота і оперативно вирішуються виникаючи проблеми, що позитивно впливає на авторитет суду і запобігає зверненню зі скаргами в різні інстанції.

4.     Інформаційні технології

Протягом 2016 року мною трималося на контролі опрацювання даних щодо направлення судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень. Так станом на 01.01.2017 року у суду всі ухвалені судові рішення у АСДС були відправлені до реєстру судових рішень в повному обсязі.

З метою забезпечення прозорості та відкритості діяльності суду на офіційному веб-сайті суду оновлювалася та розміщувалась вся необхідна інформація з питань організації роботи суду та розгляду судових справ.

В 2016 році покращилося направлення учасникам судового процесу судових повісток у вигляді смс-повідомлення та відправка копій процесуальних документів в електронному вигляді відповідно до наказів ДСА України.

В Коростенському міськрайонному суді Житомирської області експлуатується 8 систем фіксування судового процесу "Акорд, які були встановлені на систему фіксації судового процесу "Камертон". Комп'ютерна техніка за допомогою якої проводиться відеоконференцзв'язок, забезпечена антивірусною програмою ESET NOD 32 Antivirus 5 та оновлення даної програми проходить щоденно в автоматичному режимі.

 У суді працює електронна пошта, яка має адресу inbox@krm.zt.court.gov.ua проблемних питань в роботі не виникає, вхідна

6

електронна пошта опрацьовується своєчасно та негайно передається керівництву для опрацювання.

В автоматизованій системі документообігу суду протягом року встановлювались оновлення в автоматичному режимі. 

5.     Стан інформації, яка підлягає розміщенню на дошці об'яв

При вході на першому поверсі та в холі на другому поверсі приміщення суду розташовані стенди з інформацією для громадян та відвідувачів суду.

На Інформаційних стендах розміщена інформація: щодо справ, призначених до розгляду суддями; про банківські реквізити щодо сплати судового збору при подачі позовних заяв, заяв та скарг; банківський розрахунковий рахунок по сплаті судового збору за подачу апеляційних скарг; банківський рахунок по сплаті штрафів у дохід держави по справам про адміністративні правопорушення;  депозитний рахунок суду; розпорядок роботи суду,  графік прийому громадян у Коростенському міськрайонному суді Житомирської області.

Списки справ, призначених до розгляду на кожну дату слухання, розміщуються щоденно на відповідному стенді та на офіційному веб-сайті суду.

6.     Кадрове діловодство.

         Станом на 01 січня 2017 року штатна чисельність працівників Коростенського міськрайонного суду Житомирської області складає 60 осіб. Фактично працюючих 50 осіб, з них:

          - суддів -7;

          - помічників – 8;

          - державних службовців – 31;

          - службовців – 1;

          - робітників -3.

          У лютому 2016 року відповідно до Порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями Коростенського міськрайонного суду Житомирської області покладених на них обов'язків і завдань, проведено  щорічну оцінку за підсумками роботи у 2015 році, про результати якої був поданий звіт до ТУ ДСА України в Житомирській області.

Слід відмітити, що за результатами щорічної оцінки з 33 державних службовців, які підлягали щорічному оцінюванню, підсумкову оцінку отримали:

- "добра" – 32 працівники;

- "задовільно" – 1 працівник.

7

Бланки щорічної оцінки державних службовців приєднано до особових справ працівників апарату суду.

Відповідно до наказу ДСА України №163 від 03.09.2015 року на початку року в Коростенському міськрайонному суді була запроваджена інформаційна

 – аналітична система Кадри – WEB, відповідно до якої всі дані особових справ суддів та працівників суду були внесені до даної програми.

У зв'язку із набранням чинності  Закону України  "Про державну службу" з 01.06.2016 року помічники суддів були попереджені про зміну істотних умов праці, а саме втрату статусу державного службовця. Всі помічники суддів надали згоду на зміну істотних умов праці та продовжили  роботу на умовах працівників патронатних служб.

Також у зв'язку з прийняттям нового Закону України  "Про державну службу" працівникам апарату суду були присвоєні нові ранги державних службовців і встановлена надбавка за вислугу років відповідно до діючого законодавства та постійно здійснювався контроль за встановленням надбавок за вислугу років суддям та працівникам суду, присвоєнням чергових рангів працівникам апарату суду. Постійно здійснювалась робота, пов'язана із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок, особових справ, веденням відповідних облікових журналів.

Складені графіки надання відпусток суддям та працівникам апарату суду, які затверджені у встановленому порядку.

Упродовж 2016 року було організовано дистанційне  навчання працівників апарату суду за допомогою засобів відеоконференцзвязку, шляхом реєстрації на професійній мережі "Феміда" та прослуховуванням семінарів.

Крім цього   працівники апарату суду залучались до проходження підвищення кваліфікації шляхом направлення їх на навчання до Національної школи суддів України.   

За звітний період 2016 року до ТУДСА України в Житомирській області направлені наступні кадрові звіти:

- штатна та фактична чисельність суддів та працівників апарату Коростенського міськрайонного суду Житомирської області;

-  інформація щодо заповнення вакантної посади прес-секретаря;

- звіт щодо підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації суддів та працівників апарату Коростенського міськрайонного суду;

- інформація по суддям без повноважень;

- звіт щодо чисельності державних службовців;

- звіт про кількісний склад державних службовців.

Слід зауважити, що за належне виконання посадових обов'язків та з нагоди свята "Дня працівника суду" були нагороджені грамотами та подяками  12 працівників апарату суду. Протягом року до працівників суду не застосовувались дисциплінарні стягнення.

8

7. Стан та ведення діловодства в архіві суду

          Організація роботи архіву Коростенського міськрайонного суду Житомирської області  проводиться з дотриманням вимог Інструкції, Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої 15.12.2011 року наказом Державної судової адміністрації України № 168 та Переліку судових справ що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим 11.02.2010 року наказом Державної судової адміністрації України № 22, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, затверджених наказом Міністерства юстиції України № 1000/5 від18.06.2015 року.

           В 2016 році в приміщенні архіву суду були замінені дерев'яні стелажі на металеві та був змінений порядок розташування стелажів з метою доступності до всіх категорій справ.

Усі справи, які зберігаються в архіві суду,  систематизуються у в’язки. На кожну в’язку прикріплюється ярлик, на якому вказується перший і останній номери справ, які містяться у в'язці.

Вилучені із знищених справ оригінали судових рішень підшиті в наряди з пронумерованими сторінками та зберігаються по рокам в окремому наряді.

Видача справ з архіву для тимчасового користування здійснюється за заявою або відповідним запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника.

          Відповідальними працівниками архіву суду ведеться Журнал видачі копій судових документів, який оформлений відповідно до вимог Інструкції. Необхідно зазначити, що у разі видачі копій судових рішень, працівниками архіву перевіряється, чи вперше особа отримує копію судового рішення. У разі видачі копії повторно працівниками архіву перевіряється сплата заявником державного мита, з дотриманням вимог Закону України "Про судовий збір".

          Передача справ на зберігання до архіву суду здійснюється відповідно до описів, які підготовлені в цілому з дотриманням вимог Інструкції. Передача судових справ та управлінської документації суду   за 2016 рік оформляється описами : постійного, тривалого, тимчасового та з особового складу із зазначенням строків зберігання.

Для щорічного відбору судових  справ для знищення в суді наказом голови суду була призначена  ЕК суду. Робота по відбору справ для знищення оформлялася відповідними актами, які складалися членами комісії та затверджується головою суду

   9

В окремому наряді містяться  протоколи ЕК суду. Протягом  2016 року відбулося 4  засідання ЕК суду на яких були схвалені акт №1 та акт №2 про вилучення для знищення справ та документів не внесених до Національного архівного фонду, строки зберігання яких закінчилися.

8.     Матеріально-технічне та фінансове забезпечення

           Протягом  2016 року мною постійно порушувались питання про заходи   щодо забезпечення  суду  матеріально – технічними цінностями.  Узагальнено та направлено потребу суду в ТМЦ на 1 та 2 півріччя  2016 року.  Папір, диски, знаки поштової оплати , господарські  та канцелярські товари були протягом року отримані в   ТУ ДСА України в Житомирській області  для належної організації   роботи суду та видавалися працівникам суду для роботи.

           Протягом року здійснювалась заправка та ремонт картриджів, комп'ютерної техніки.

Щомісячно мною до ТУ ДСА в Житомирській області направлялися рахунки та акти виконаних робіт для оплати за отримані комунальні послуги та  акти на списання поштових знаків.         Здійснювався постійний контроль за лімітом спожитої електроенергії.

 Також слід зазначити, що в 2016 року був проведений капітальний ремонт даху будівлі суду, приміщення архіву суду забезпечено новими металевими стелажами та проведено косметичний ремонт в кабінеті судді, яка проявилась у вирішенні численних організаційних питань.

За результатами вивчення стану організаційної роботи апарату Коростенського міськрайонного суду Житомирської області за 2016  рік ТУ ДСА України в Житомирській області зроблено висновок, що робота апарату Коростенського міськрайонного суду налагоджена на належному рівні і відповідає вимогам Закону України "Про судоустрій і статус суддів", "Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України 17.12.2013 року №173 та Положенню про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 №30 (зі змінами) та іншим нормативно-правовим актам.

Вважаю, що така оцінка надана і моїй, як керівника апарату, роботі.

Керівник апарату

Коростенського

міськрайонного суду                                                                     І. І.  Слововець